タイムマネジメントのコツ10選　〜仕事の成果と成長につなげるテクニックを詳細解説〜

時間は誰にとっても貴重な資源であり、
それを有効に使うことがビジネスを成功に導く鍵になります。

たとえば、アイデアや成果物はとても良かったのに、効率的な時間の使い方ができずに、
上司や顧客からは失敗と評価されてしまうプロジェクトも少なくありません。

そのため仕事では仕事内容と同じくらいタイムマネジメントがとても重要視されます。

今回のテーマは「効果的なタイムマネジメントをおこなう10のコツ」。

日々の業務をスムーズに進めるだけでなく、
ストレスを軽減し、仕事の成果を最大化するコツについて解説します。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは
”限られた時間を最大限に有効に使うこと”を前提とした時間の管理です。

タイムマネジメントがうまくできるようになると、
生産性を向上させることができるだけでなく、
休息や自己成長のための時間を取れるようにもなります。

タイムマネジメントのメリット

タイムマネジメント能力を高めることのメリットは、大きく3つあります。

生産性の向上

タイムマネジメントの能力が高まると、自分の時間の使い方とタスクを
可視化することができるようになり、優先順位もつけられるようになります。

その結果、無駄な作業を減らし、限られた時間を有効活用することができるようになり、
より多くの成果を上げられます。

ストレスの軽減

タイムマネジメントを上手にできる人は、余裕をもった行動計画を立てることができ、
急ぎの仕事が舞い込んでも慌てることが少なくなります。

また、仕事時間をコントロールできることは、プライベートの充実にもつながります。

結果、ストレスを軽減することができます。

モチベーションの向上

タイムマネジメントがうまくできると、限られた時間でより多くの成果をあげられます。
そしてそれは、目標達成の確率を高めることにつながります。

また、自分の時間を自分への投資に使うこともできるため、成長を感じやすくなり、
モチベーションの向上につながることが期待できます。

タイムマネジメントのやり方

タイムマネジメント能力を高め、限られた時間を有効に使い最大限の成果を上げるためには、
大きく「時間配分の可視化」と「時間短縮の工夫」の2つのやり方があります。

時間配分の可視化

時間配分の可視化とは、自分にどれだけのタスクがあり、
それぞれにどれくらいの時間がかかるかを認識することです。

これが出来ないと、いくら手順や方法を完璧に把握していても、
それが期日までに間に合うかどうかわかりません。

そして時間配分の可視化ができるようになると、
そこに余分な時間や、短縮可能な工程があることが見えてきます。

時間短縮の工夫

時間配分の可視化を踏まえてやり方や優先順位を見直すことが「時間短縮の工夫」です。

それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるのか、
どのタスクからおこなうのが最も効率が良いのかなどを考え、
時間を最大限に活用できるようにします。

効果的なタイムマネジメントのコツ10選

その１：必ず「優先順位」をつけてから仕事を開始する

タイムマネジメントをおこなううえで、
絶対に無視してはいけないのが、仕事の優先順位です。

この優先順位を見極めずに仕事を始めてしまうと、貴重な時間を無駄にしてしまったり、
あとになって大事な仕事に割く時間が足りなくなってしまいます。

優先順位を設定し、それに基づいた時間配分をすることが、タイムマネジメント鉄則であり、
この習慣が身につくと、毎日の業務がスムーズに進められるようになります。

優先順位を整理する方法

まず、やるべきことを全て書き出します。

次に、それぞれの仕事がどれだけ緊急か、そしてどれだけ大切かを考え、
その２つの要素を基準にして優先順位を整理していきます。

仕事の緊急度は、その仕事をいつまでに終わらせる必要があるかで判断します。
仕事の重要度は、その仕事があなたの目標や価値観にどれくらい影響するかで考えます。

次に、２つの要素の組み合わせで、
仕事を「①緊急で重要」、「②重要だけど緊急でない」、
「③緊急だけど重要でない」、「④緊急でも重要でもない」の4つに分類します。

①緊急で重要
重要であり期限も差し迫っているということで、
ここに分類された仕事の優先度は高く、適切な時間配分をしなければなりません。

②重要だけど緊急でない
ここに分類された仕事はじっくりと計画を立てて進めます。
これらは、将来の成長につながる大切な仕事ですが、期限がまだ先ということもあって、
ついつい後回しにしてしまいがちです。
毎日、これに掛ける時間を少しでも割くことが大切です。

③緊急だけど重要でない
急に発生した人からの頼まれごとや、不意に来たメールの返信などの仕事が、
ここに分類されます。
これらの仕事は、発生の都度、その場で対応していては他の予定も狂ってしまうため、
なるべく全体の予定が振り回されないようにする意識が必要です。

ここに分類される仕事は、１日の中でやる時間を決めておき、
その時間になったら一気に済ませてしまう工夫が必要です。

④緊急でも重要でもない
重要でもなく、期限もない仕事なので、ここに時間を割く必要はありません。
ここに分類されるものはやめてしまい、浮いた時間を、
「②重要だけど緊急でない」などにスライドさせることを検討します。


このように仕事の期限や重要度を明確にしつつ、優先順位をつけることで、
時間を無駄にせず、効率よく仕事をこなせるようになります。

その２：時間の掛かるものから「時間配分」を考える

タイムマネジメントとして、一日の時間配分を考えるとき、
まず時間が多くかかるタスクの実施時間帯を先に決めます。

そして次に短時間で完了するタスクを隙間時間に割り当てる方法が、
タイムマネジメントとして効果的です。

なぜなら、時間のかかる仕事が途中で中断してしまったり、
仕切り直しのための非効率さを低減することができ、
短時間タスクを隙間時間に実施することで、
一日を通じて無駄なく時間を使えるようになるからです。

また、このやり方により、自然と時間のかかる大変な仕事から片付いていくので、
仕事のストレスも軽減され、達成感によるモチベーション向上の効果もあります。

なお、これらの時間配分は、頭の中だけに留めておくのではなく、
スケジュールやメモ帳にしっかり記載することが大切です。

一日の計画として、何時から何時まで何を実施するかが明記されることで、
予定どおりにタスクを消化しようとする意識も高まります。

その３：「目標達成」のためにタイムマネジメントをおこなう

タイムマネジメントの効果を高めるためには、具体的な目標設定が有効です。

具体的な目標とは、限られた時間の中でどれだけより良い成果をあげられるか？
という視点で考えた時の、具体的な達成目標です。

たとえば、
「3ヶ月以内にプロジェクトの初期フェーズを完了させる」
「1ヶ月で優先順位が高いタスクはすべて完了させる」
「今週中に手をつけられていないタスクを全て整理する」
などです。

これらの目標を設定することで、時間を有効に使うための指針が得られ、
仕事へのモチベーション維持にもつながります。

目標設定をするためには、まず達成したい具体的な成果を洗い出し明確にします。
そして次にそれらをいつまでに達成したいかを考えます。

達成したい目標とその期限が明確になったら、それを実現するまでのステップを考えます。

たとえば、「1ヶ月で優先順位が高いタスクはすべて完了させる」とした場合、
最初のステップは対象タスクをすべてあげきることです。

またタスクによっては、事前の調査や準備が必要なものがあるため、
その実施手順も明確にしなければなりません。

そして、１週目にどこまで実施するか、
次の週にはどこまで実施するかといった計画を立てます。

このように目標達成までのステップをすべて明らかにすることで、
目標達成の確率が高まります。

その４：「断る」スキルを身につける

タイムマネジメントの効果をあげるコツとして、「断る」スキルを身につけることは、
自分自身の時間を守り、自分の能力やリソースを適切に管理するために大切なものです。

この「断る」スキルを発揮することで、本当に重要なタスクに集中でき、
自身の貴重な時間を効果的に使うことができます。

仕事の本質は、誰かからの依頼や期待に応えることなので、
断ることが苦手な人もたくさんいます。

しかし「断る」スキルの低い人は、結果的に全ての仕事や依頼を受け入れてしまいがちで、
当然ながら、時間が不足し、ストレスや燃え尽きの原因になってしまいます。

そのため、自分の限界と優先順位を考慮して、時にはその依頼を適切に断ることが大切です。
依頼を断る際は、礼儀正しく、理由を明確に伝えます。

たとえば、「現在は他のプロジェクトに集中しているため」
といった具体的な理由を述べることで、相手に理解してもらいやすくなります。

また、可能であれば代替案を提案すると、協力的な姿勢を示すことができます。

その５：「休憩」を疎かにしない

タイムマネジメントをしっかりおこなうためにも、適度に「休憩を取る」ことが大切です。

これは長時間の作業による疲労を防ぎ、効率的な仕事を維持するために重要であり、
個人の生産性を高める鍵となります。

集中力が落ちたり、作業の効率が下がっていると感じたときは、
短くても気持ちがリフレッシュできるような休憩を取り、
１日をとおして仕事の生産性維持を意識することが大切です。

そして出来ればこの休憩も予定時間を決めて、計画的に休憩を取ることが望ましいです。

計画的に休憩を取ることで、一日の仕事にもリズムが生まれます。

この逆に、だらだらと休憩する習慣が身についてしまうと、休憩をすればするほど、
全体の効率が悪くなるだけでなく、仕事へのモチベーションも下がってしまいます。

その６：「デジタルツール」活用でタイムマネジメントの手間を軽減

タイムマネジメントの習慣を定着させるためには、
タイムマネジメントのために発生する手間や考えることを極力少なくする工夫が大切です。

そしてその手間を少なくするために、デジタルツールの活用はとても効果的です。

デジタルツールを使うことで、スケジュール管理、タスクの追跡、予定変更時の調整などが
容易になり、仕事の効率を大幅に上げることができます。

デジタルツールの中には、様々な機能を持つものがあります。

たとえば、カレンダーアプリを使えば、日々のスケジュールを簡単に管理できます。
また、タスク管理ツールを利用すると、仕事の進捗を一目で確認でき、
何をいつまでに終わらせるべきかが明確になります。

これらのツールは、優先順位の設定や時間割り当ての助けにもなります。

さらに、時間追跡ツールを使うと、各タスクにどれくらいの時間を費やしているかを正確に
把握できます。これにより、時間の使い方を分析し、無駄を削減することも可能になります。

デジタルツールのもう一つの利点は、リマインダーや通知機能です。
これにより重要なミーティングや締め切りを忘れることが少なくなります。

またクラウドベースのツールであれば、
どこからでもアクセスでき、チームメンバーとの共同作業もスムーズにおこなえます。

デジタルツールは多岐にわたるので、様々なツールを試し、
自分やチームに合ったものを見つけることをお勧めします。

その７：「集中できる時間帯」を意識する

人は一日の中で集中しやすい時間と、集中力が維持しにくい時間を持っています。

効率的に働くためには、この集中しやすい時間帯を把握し、
それをふまえて仕事を計画することが効果的です。

この時間帯を意識して仕事の時間配分を考えるビジネスパーソンと、
そうでない人とでは、仕事の質も効率面でも大きな差が生じます。

たとえば、多くの人は午前中が集中しやすいと感じます。

そのためこの時間帯では、戦略計画の策定や新しいプロジェクトの設計など、
高い集中力と思考力を要する仕事が適しています。

そして集中力が落ちる時間帯では、
あまり思考力を使わないルーティーンワークをしたり、誰かとの打ち合わせなどを
設定すると、会話しながらリフレッシュできるような効果も期待できます。

この他にも集中力を維持する工夫として、無駄な仕事の中断を避けるために、
メールやSNSの通知をオフにしたり、周囲に集中時間であることを伝えて、
中断されない環境を作ることも有効です。

このように、自分の集中しやすい時間帯を見極め、その時間を最大限に活用することで、
タスクの効率と仕事の質が大きく向上します。

その８：効果的な「仕事の委譲」をおこなう

タイムマネジメントを向上させるためは、
仕事を委譲できるか否かまでを考えることが不可欠です。

そもそも一人でやりきれない量の仕事を持っていた場合、いくら優先順位を整理したり、
時間配分を意識しても、考慮しなければならないポイントが多すぎて、
効果的な作業順序や段取りを考える難易度が高くなってしまいます。

しかし、自分の立場が新人から主任やリーダーにステップアップするにつれて、
自らの責任範囲も広くなり、それに比例していつしか抱えきれないほどの
仕事量を任される人は、決して少なくはありません。

このような状態になった時、仕事を効果的に他メンバーに委譲できない人は、
重要な業務に集中することも難しくなり、結果的に周りにも迷惑をかけてしまいます。

仕事の委譲を考えるときは、まず、自分の重要なタスクを特定し、
それ以外の業務をチームメンバーに振り分ける方針で考えます。

ここで自分しかわからないような業務をメンバーに振り分けてしまうと、
そのメンバーへの手順説明や質問の回答の時間が多くなり、
結局は自分の時間を費やしてしまうので、非効率な委譲になってしまいます。

仕事を委譲する際は、期待する成果と締切を明確に伝え、
チームメンバーが自信を持って作業できる状態にすることを心がけます。

また、定期的に進捗をチェックし、必要に応じてアドバイスやサポートをおこない、
業務が円滑に進むよう支援します。

その９：タイムマネジメントは「習慣化」によってレベルアップする

タイムマネジメントをレベルアップさせるために、最も有効なのが、
「タイムマネジメント自体の習慣を作る」ことです。

習慣化することで、日々のタスクを自動的にかつ効率的にこなせるスキルが向上します。

習慣化するためには、まず小さなステップを達成目標として、
それらをひとつずつクリアすることから始めます。

たとえば、
毎日決まった時間にメールをチェックする、
1日の終わりに翌日のスケジュールを立てる、
週の初めにはタスクリストをアップデートする、
などです。

これらをひとつずつこなしていくと、スケジュール管理や計画づくりにおいても、
さらにやりやすい方法や、効果的な整理の仕方に気づきます。

そしてこれらの改善ポイントの取り込みを繰り返していくと、
いつしかタイムマネジメントが習慣化されます。

その１０：どんな人にも必要な「振り返り」

タイムマネジメントの効果を最大限に引き出すためには、「振り返り」が重要です。

「振り返り」は、自分の時間の使い方を評価し、改善点を見つけるプロセスであり、
とくにビジネスパーソンにとっては、効率的な働き方を学ぶ貴重な機会となります。

効果的な「振り返り」４つのステップ

①定期性を持たせる
毎日の終わりや週末など、一定の周期で振り返りをおこないます。
定期的におこなうことで、継続的な改善が可能になります。

②具体的な評価基準を設ける
その日や週に設定した目標に対して、どの程度達成できたかを評価します。
また、時間をどのように使ったか、どのタスクに時間を取られたかを分析します。

③改善点を明確にする
振り返りを通じて見つかった問題点や改善すべき点を明確にします。
たとえば、タスクの優先順位付けが不十分だった、中断が多く集中できなかったなどです。

④次の行動計画を立てる
振り返りで得た気づきや分析結果を元に、次の期間の行動計画を立てます。
改善点を踏まえた新しいアプローチを積極的に試みることで、
さらに貴重な経験値が得られ、仕事効率も向上します。


このように振り返りをおこなうことで、
自分自身の時間管理のスタイルを理解し、効率的な働き方を見つけることができれば、
社会人キャリアの初期段階から生産性を高める基盤を築くことができます。

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